Check-list de digitalisation pour fiduciaires

22.03.2021 // intusdata

Vous ne connaissez pas exactement le niveau de digitalisation de votre système comptable dans votre entreprise ? Utilisez notre check-list ! Elle vous permettra de vérifier si vous exploitez déjà les possibilités disponibles aujourd’hui et de découvrir des points de départ prometteurs pour d’éventuelles optimisations.

Effectuer la réconciliation bancaire

Le compte bancaire, est-il automatiquement réconcilié avec la comptabilité via EBICS (ISO 20022) ?
Les ordres de paiement, peuvent-ils être transmis électroniquement à la banque ?

Traiter les factures débiteurs

L’écriture, est-elle automatiquement transférée du système principal (ERP / traitement des commandes / solution métier / logiciel de prestations de service) à la comptabilité débiteurs ?
Les nouveaux débiteurs (comptes tiers) sont-ils automatiquement créés et mis à jour en cas de modifications ?
La nouvelle facture QR, a-t-elle été implémentée dans le système principal ?
Dans la mesure du possible, les factures sont-elles envoyées directement à partir de l’application de métier en format PDF ?
Peut-on envoyer des e-factures (XML) ?
Si une distribution par courrier est nécessaire, un service de distribution par API (p. ex. ping) peut-il être intégré ?
Les rappels, sont-ils envoyés par voie électronique (jusqu’à un niveau de rappel défini) ?
La notification et le transfert à un organisme de recouvrement, sont-ils effectués par voie électronique ?
Les pièces (factures) peuvent-elles être archivées électroniquement ? (L’archivage est conforme Olico/TVA ?)

Traiter les factures créanciers

Vos fournisseurs, peuvent-ils émettre des e-factures (XML) et peuvent-elles être traitées par votre système comptable ?
La nouvelle facture QR, a-t-elle été implémentée dans le logiciel de comptabilité ?
Toutes les autres factures que vous recevez par courrier ou par voie électronique, peuvent-elles être traitées automatiquement dans la comptabilité créanciers (lecture automatique des données du document et insertion dans le masque de comptabilisation) ?
Les factures, peuvent-elles être liées aux écritures via Late Scanning si nécessaire ?
Les pièces (factures), peuvent-elles être archivées électroniquement ? (L’archivage est conforme Olico/TVA?)
Les frais, sont-ils traités électroniquement et transférés en comptabilité (p. ex. via Expense-Robot) ?

Établir des états financiers

Peut-on créer les états financiers annuels automatiquement dans le programme de comptabilité ?
Les écritures de régularisation, peuvent-elles être exécutées automatiquement (extournes) ?
Le décompte de TVA, est-il transmis électroniquement à l’AFC ?
Les états financiers, peuvent-ils être transmis à la banque en XBRL (langage basé sur XML) ?

Coopération avec la fiduciaire / avec les mandants (en tant que société fiduciaire)

Est-il possible d’accéder au logiciel de comptabilité de la société fiduciaire ?
Les deux parties, comptabilisent-elles sur la même base de données ?
Les pièces, peuvent-elles être transmises par voie électronique ?

Données de base

La base bancaire, peut-elle être mises à jour automatiquement ?
Les taux des devises étrangères, peuvent-ils être obtenus par voie électronique ?

Comptabilité salariale

Les bulletins de salaire mensuels et le certificat de salaire annuel, sont-ils transmis par voie électronique aux salariés ?
Les notifications d’entrée et de sortie à l’AVS, se font-elles par voie électronique, selon la « Procédure uniforme de déclaration des salaires PUCS » ?
Les informations relatives à l’impôt à la source, sont-elles transmises mensuellement au moyen de la « Procédure uniforme de déclaration des salaires PUCS » ?
Les notifications annuelles de salaire aux compagnies d’assurance, sont-elles transmises par voie électronique en utilisant la « Procédure uniforme de déclaration de salaire PUCS » ?
L’annonce des maladies et des accidents, se fait-elle par voie électronique, suivant la nouvelle norme Swissdec en matière de prestations KLE (disponible uniquement à partir de Swissdec 5.0, env. 2024)?

Combien de points avez-vous pu cocher ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider à identifier et à mettre en œuvre vos projets de digitalisation au sein de votre entreprise.