Check-list de numérisation pour fiduciaires

22.03.2021 // intusdata

Quel est le niveau de numérisation du système comptable dans votre entreprise ? Vous ne savez pas exactement ? Utilisez alors notre check-list ! Vérifiez si vous utilisez déjà les possibilités courantes, disponibles aujourd’hui  et découvrez des bons points de départ pour de nouvelles optimisations.

Effectuer la réconciliation bancaire

  • Le compte bancaire, est-il automatiquement réconcilié avec la comptabilité via EBICS (ISO 20022) ?
  • Les ordres de paiement, peuvent-ils être envoyés à la banque par voie électronique ?

 

Traiter les factures débiteurs

  • L’écriture, est-elle automatiquement transférée du système principal (ERP / traitement des commandes / solution métier / logiciel de prestations de service) à la comptabilité débiteurs ?
  • Les nouveaux débiteurs (comptes tiers) sont-ils automatiquement créés et mis à jour en cas de modifications ?
  • La nouvelle facture QR, a-t-elle été implémentée dans le système principal ?
  • Dans la mesure du possible, les factures sont-elles envoyées directement à partir de l’application de métier en format PDF ?
  • Peut-on envoyer des e-factures (XML) ?
  • Si une distribution par courrier est nécessaire, un service de distribution par API (p. ex. ping) peut-il être intégré ?
  • Les rappels, sont-ils envoyés par voie électronique (jusqu’à un niveau de rappel défini) ?
  • La notification et le transfert à un organisme de recouvrement, sont-ils effectués par voie électronique ?
  • Les pièces (factures) peuvent-elles être archivées électroniquement ? (L’archivage est conforme Olico/TVA ?)

 

Traiter les factures créanciers

  • Vos fournisseurs, peuvent-ils émettre des e-factures (XML) et peuvent-elles être traitées par votre système comptable ?
  • La nouvelle facture QR, a-t-elle été implémentée dans le logiciel de comptabilité ?
  • Toutes les autres factures que vous recevez par courrier ou par voie électronique, peuvent-elles être traitées automatiquement dans la comptabilité créanciers (lecture automatique des données du document et insertion dans le masque de comptabilisation) ?
  • Les factures, peuvent-elles être liées aux écritures via Late Scanning si nécessaire ?
  • Les pièces (factures), peuvent-elles être archivées électroniquement ? (L’archivage est conforme Olico/TVA?)
  • Les frais, sont-ils traités électroniquement et transférés en comptabilité (p. ex. via Expense-Robot) ?

 

Établir des états financiers

  • Peut-on créer les états financiers annuels automatiquement dans le programme de comptabilité ?
  • Les écritures de régularisation, peuvent-elles être exécutées automatiquement (extournes) ?
  • Le décompte de TVA, est-il transmis électroniquement à l’AFC ?
  • Les états financiers, peuvent-ils être transmis à la banque en XBRL (langage basé sur XML) ?

 

Coopération avec la fiduciaire / avec les mandants (en tant que société fiduciaire)

  • Est-il possible d’accéder au logiciel de comptabilité de la société fiduciaire ?
  • Les deux parties, comptabilisent-elles sur la même base de données ?
  • Les pièces, peuvent-elles être transmises par voie électronique ?

 

Données de base

  • La base bancaire, peut-elle être mises à jour automatiquement ?
  • Les taux des devises étrangères, peuvent-ils être obtenus par voie électronique ?

 

Comptabilité salariale

  • Les bulletins de salaire mensuels et le certificat de salaire annuel, sont-ils transmis par voie électronique aux salariés ?
  • Les notifications d’entrée et de sortie à l’AVS, se font-elles par voie électronique, selon la “Procédure uniforme de déclaration des salaires PUCS” ?
  • Les informations relatives à la retenue à la source, sont-elles transmises mensuellement au moyen de la “Procédure uniforme de déclaration des salaires PUCS” ?
  • Les notifications annuelles de salaire aux compagnies d’assurance, sont-elles transmises par voie électronique en utilisant la “Procédure uniforme de déclaration de salaire PUCS” ?
  • L’annonce des maladies et des accidents, se fait-elle par voie électronique, suivant la nouvelle norme Swissdec en matière de prestations KLE (disponible uniquement à partir de Swissdec 5.0, env. 2021)?

 

Vous n’avez pas pu cocher tous les points ? Nous serions heureux de vous aider à identifier et à mettre en œuvre des projets de numérisation dans votre entreprise.