Digipedia fiduciaire : de F comme Formation à J comme Jackpot

09.09.2019

Nous avons réuni quelques termes et sujets de la numérisation fiduciaire et créé ce petit “Digipedia” pour vous. Aujourd’hui : de F comme Formation à J comme Jackpot.

F – Formation continue

Nous aimerions aborder un aspect particulièrement important : comment la transformation et l’automatisation numérique affecteront vos (futurs) collaborateurs. Ce qui est certain, c’est que la nature du travail et les compétences requises sont en train de changer. Même si vous n’êtes pas à la recherche d’un nouvel emploi, jetez un coup d’œil aux offres de recrutement actuelles. Que constatez-vous ? La plupart des offres d’emploi exigent de solides compétences en IT. Un investissement dans l’amélioration de l’efficacité opérationnelle peut donc parfois être équivalent à un investissement dans la formation de vos employés.


G – GED – la numérisation du traitement des créanciers

Ça vous arrive aussi tout le temps ? Dès que les factures ont été comptabilisées et classées, vous avez besoin d’informations qui se trouvent que sur l’original. Saviez-vous que les logiciels comptables modernes permettent de numériser les factures des créanciers, de les comptabiliser automatiquement et de les archiver ensuite électroniquement ? Cela permet non seulement d’éliminer les recherches fatigantes, mais aussi de simplifier et d’améliorer la comptabilisation des factures. À l’avenir, scannez vos factures créanciers après l’imputation et laissez-le reste au logiciel. Le logiciel lit les factures scannées, reconnaît le créancier et le montant et remplit automatiquement les champs dans le masque de comptabilisation. La facture scannée est sauvegardée avec les écritures et peut être consultée à tout moment par vous, ainsi que par l’auditeur. Vous gagnez du temps lors de la saisie et le voyage vers les archives appartient au passé. Une bonne GED (DMS) vous aidera.

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H – Être à la hauteur dans un monde virtuel

Nous sommes convaincus que, même dans un avenir numérique et dans un monde de plus en plus virtuel, les fiduciaires resteront l’un des plus importants tiers de confiance des PME. Il est évident que personne ne souhaite divulguer des données confidentielles et sensibles de l’entreprise à l’extérieur sans l’accord de son fiduciaire, par exemple dans un cloud. L’entreprise fiduciaire a ainsi la possibilité d’étendre son propre modèle d’affaires et d’offrir une nouvelle valeur ajoutée à ses clients, comme l’optimisation des processus et de nouveaux services tels que l’archivage numérique.

Découvrez la meilleure façon de mettre en œuvre votre stratégie numérique dans ce billet de blog :

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I – Intégration de processus – le cas idéal

Grâce à une solution logicielle intégrée, l’ensemble du processus comptable, y compris l’archivage conforme à la loi, peut être géré de manière cohérente – avec une transparence maximale et une automatisation efficace. Le processus idéal avec votre mandant, pourrait ainsi ressembler à ceci :

  1. Votre mandant numérise ses documents dans un dossier qui est synchronisé avec votre système de gestion de documents (GED).
  2. Les factures débiteurs et créanciers ainsi que les quittances de caisse et autres pièces, sont immédiatement catégorisés correctement selon vos spécifications.Une reconnaissance plein texte vous décharge d’une partie du travail, reconnaît les caractères des numérisations et les rend lisibles sur votre ordinateur.
  3. Un système bien intégré dans votre environnement informatique transfère désormais automatiquement toutes les données vers votre logiciel de comptabilité financière (par exemple Topal ou Sage), où au lieu de saisir laborieusement toutes les données, vous n’avez plus qu’à confirmer les propositions d’écritures ou à apporter des modifications. C’est non seulement rapide et moins sujet aux erreurs, mais aussi motivant ! Le logiciel aime faire un travail monotone pour que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus passionnantes.
  4. Nous en arrivons maintenant au prochain composant de votre système de gestion de documents, les workflows ou flux de travail. Il s’agit d’étapes définies qu’un document doit franchir. Souhaiteriez-vous que la direction approuve le paiement des factures créanciers si elles dépassent un montant défini ? Une fois la transaction approuvée, elle est transférée directement à la comptabilité créanciers. Ceci n’est qu’un exemple parmi les nombreux autres workflows qui sont à votre disposition.
  5. Tous les documents importants pour l’entreprise se trouvent désormais à l’épreuve de l’audit, dans votre eArchive. La recherche d’un document est incroyablement rapide et facile grâce à la recherche plein texte. Et si vous le souhaitez, vous pouvez également permettre à vos clients d’accéder à vos archives – en tout lieu et en tout temps.

J – Jackpot – prendre du temps pour en gagner

Les possibilités offertes par la numérisation font l’objet de nombreuses discussions. Dans notre vie quotidienne, cependant, nous savons que certains fiduciaires ont tendance à y voir une menace et à craindre un surcroît de travail. Un commentaire qui revient souvent : “Le temps nous manque…”  C’est vrai, la numérisation de sa propre entreprise demande un peu de temps au début. Mais nous pouvons vous rassurer : une fois le projet mené à bien et la nouvelle façon de travailler assimilée, vous gagnerez beaucoup de temps à l’avenir, que vous pourrez ensuite utiliser pour ajouter de la valeur à vos activités de conseil. Prenez le dessus et laissez-nous vous conseiller individuellement. Nous serions heureux d’être à l’écoute de vos idées, mais aussi de vos préoccupations et de vous soutenir dans vos projets numériques.