Fiduciaire Actis et intusdata – une histoire, deux familles

Une histoire deux familles

Le partenariat entre la Fiduciaire Actis SA et Intus Data SA dure depuis plus de 20 ans. A l’époque, Monsieur Serge Actis, administrateur de la Fiduciaire Actis SA, avait choisi le logiciel Vertec pour le suivi des heures de ses collaborateurs et la facturation de ses prestations auprès de ses clients.

Monsieur Erwin Hostettler de la société Hostettler Informatique était le principal fournisseur de la solution Vertec en Suisse romande. Après avoir fondé la société Hostagest Sàrl avec son fils Timothée, cette société a fusionné il y a plus de 10 ans, avec la société Intus data SA.

Les deux fils, Messieurs Cyril Actis-Datta et Timothée Hostettler perpétuent depuis ce partenariat client-fournisseur.

Tous deux ont étudié dans le domaine de l’hôtellerie/restauration et se sont dirigés par la suite, le premier, vers la comptabilité informatisée et le second, vers l’informatique comptable.

© intusdata

1 Fiduciaire depuis 80 ans

Thierry Béhé – intusdata

Monsieur Actis racontez-nous l’histoire de la Fiduciaire Actis SA.

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

En 1945, mon grand-père paternel, Monsieur Reynald Actis a participé à la fondation d’une société fiduciaire qu’il reprendra seul à son nom 4 ans plus tard et qu’il dirigera jusqu’en 1985, avant que son fils Serge, né en 1942, licencie ès sciences commerciales et économiques en 1969, puis moi-même son petit-fils Cyril, né en 1974, expert fiduciaire diplômé en 2015 ne lui succède. Ayant compté jusqu’à 20 collaborateurs, notre fiduciaire est toujours très présente dans l’économie valaisanne depuis 80 ans.

2 Monsieur Actis

Thierry Béhé – intusdata

Monsieur Actis, quel est votre parcours ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Depuis mon plus jeune âge, j’ai toujours été fasciné par le milieu de l’hôtellerie/restauration. En tant que valaisan, j’ai rêvé d’un parcours de vie aussi riche que celui de Monsieur César Ritz, « roi des hôteliers et hôtelier des rois ».

Tout naturellement, j’ai commencé à étudier à l’Ecole Hôtelière de Lausanne en 1994 pour terminer ma formation en 1999.

Mon diplôme en poche, j’ai quitté le Valais pour me rendre à Genève où j’ai travaillé au Noga Hilton devenu par la suite le Grand Hôtel Kempinski. Avide de nouveaux horizons, je suis parti à la Nouvelle-Orléans pour l’hôtel Intercontinental.

Souhaitant rediriger ma carrière professionnelle pour ma seconde passion, je suis rentré en Valais pour intégrer la Fiduciaire Actis SA en 2004, que je dirige depuis maintenant 14 ans.

Je me suis formé aux métiers de la Fiduciaire : la comptabilité, la fiscalité, la révision et les assurances sociales. Ces formations ont débouché sur deux brevets : le brevet de spécialiste en finance et comptabilité ainsi que le brevet d’agent fiduciaire et un diplôme, celui d’Expert-fiduciaire.

Je suis l’administrateur unique de la Fiduciaire Actis SA depuis le décès de mon père le 19 novembre 2011, plus de 13 ans maintenant. Que le temps passe vite quand on aime ce que l’on fait.

Thierry Béhé – intusdata

Qu’avez-vous comme hobbies, passions… ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Le travail ! (Rires)

Thierry Béhé – intusdata

Mais encore ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

J’aime la cuisine, les voyages, rencontrer des personnes d’horizons différents, découvrir de nouvelles cultures, les musées, le théâtre. La voile aussi, en amateur, sur le lac Léman.

3 Vertec

Thierry Béhé – intusdata

Parlez-nous de vos logiciels.

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Utilisé depuis plus de 20 ans, Vertec nous donnait pleine satisfaction, mais nous n’utilisions que le 45% de ses possibilités. Il était idéal pour la saisie des prestations et l’établissement de propositions de factures mais pas du tout intégré à notre ERP WinBIZ.

Nous avions besoin d’une solution moins chronophage. Monsieur Timothée Hostettler, nous a proposé, par l’intermédiaire d’une API, une passerelle entre le programme Vertec et un nouvel ERP, à savoir Topal CoFi.

Grâce à cette intégration, la comptabilisation de la facture émise par Vertec se fait en un seul clic. L’utilisation de Topal CoFi m’a permis d’utiliser les fichiers pain.002 ainsi que camt.053 et camt.054.

Nous avons également profité de cette intégration pour repenser les phases et les types de prestations que nous avions dans Vertec. En un clic également, nous pouvons remonter l’information de l’encaissement des factures depuis notre programme Topal CoFi dans Vertec. De plus, les responsables de mandat ont la possibilité de connaître l’état d’encaissement de leurs clients.

4 Topal

Irmlind Driscoll – intusdata

Vertec avait été installé par Monsieur Erwin Hostettler du temps de votre père, mais pour Topal quelle a été votre démarche ? Avez-vous fait une analyse des programmes sur le marché ou avez-vous suivi le conseil de votre fournisseur ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Nous avons analysé le marché des logiciels ERP et rencontré de nombreux prestataires différents et avons constaté une grande évolution de ces logiciels sur le marché, intégrant les dernières nouveautés comme le cloud ou les nouvelles normes ISO.

Bien que Topal CoFi puisse paraître un peu « old school » et moins ergonomique que ses concurrents, il est très efficace et facile d’approche.

Thierry Béhé – intusdata

Effectivement, Topal CoFi possède une puissante base de données MS SQL et sa conception a été pensée pour les fiduciaires ainsi que pour les utilisateurs.

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Un autre avantage est la possibilité de remonter directement les fichiers camt.053 et camt.054 directement depuis Topal CoFi sans devoir exporter ces fichiers depuis son e-banking dans un autre programme comptable, ainsi que d’envoyer un fichier pain.002 directement à la banque sans devoir l’exporter sur l’e-banking.

Par contre, il serait bon d’améliorer le fait que Topal CoFi ne permette pas la facturation et qu’il soit nécessaire d’avoir un programme de facturation externe. Si l’on comprend que la société Topal souhaite se concentrer sur la comptabilisation pure, on peut regretter qu’ils ne souhaitent pas développer un programme de facturation intégré.

5 Sélection

Thierry Béhé – intusdata

Quel était le processus de sélection des logiciels ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Les critères étaient le rapport qualité-prix, la polyvalence du programme, les possibilités d’intégration avec nos autres outils ainsi que sa simplicité.
Il fallait également pouvoir avoir un programme qui pouvait être mis à disposition de nos clients avec un coût concurrentiel.

6 Clientèle

Irmlind Driscoll – intusdata

Justement, comme clients, avez-vous une spécialité ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Nous sommes des généralistes avec des spécialisations dans les domaines dans lesquels nous proposons notre service de gestion et secrétariat d’associations professionnelles.

7 Le changement

Thierry Béhé – intusdata

Globalement, au niveau de votre fiduciaire, comment ces changements de logiciels ont-ils été vécus ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

L’être humain aborde souvent le changement avec une certaine appréhension. Toutefois, il est nécessaire de bien expliquer les raisons de ces changements et d’intégrer l’ensemble des collaborateurs pour que ceux-ci puissent y participer au mieux.

8 Implémentation

Thierry Béhé – intusdata

Comment s’est passée l’implémentation des logiciels ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

On part toujours d’une page vierge et, au fur et à mesure de l’avancement du projet d’implémentation, on remarque qu’il serait bon de faire telles ou telles modifications.

9 Efficacité

Thierry Béhé – intusdata

Quelles sont vos fonctions préférées des logiciels ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Le bouton alignement des paiements qui permet de remonter les informations de suivi de l’état des factures depuis notre programme Topal sur notre programme Vertec.

Thierry Béhé – intusdata

Qu’est-ce qui vous plaît dans Topal ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

La possibilité de corriger une écriture ou une facture débiteur ou créancier dans l’exercice passé sans devoir remonter les soldes dans l’exercice actuel. Cela permet d’être à jour dans la comptabilité sans devoir faire des manipulations manuelles.

10 Support

Irmlind Driscoll – intusdata

Concernant le support sur nos logiciels, est-ce que vous vous y retrouvez facilement avec l’aide en ligne ? Avez-vous eu une formation avec Timothée ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Il est toujours difficile de trouver du temps pour la formation. Par contre, étant donné que le programme est assez intuitif, il n’y a pas eu besoin d’une formation dans les détails.
J’ai pu compter sur les équipes d’intusdata lorsque j’avais des questions.

11 Site internet

Thierry Béhé – intusdata

Consultez-vous parfois notre site internet ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Je suis toujours à l’affût des nouveautés informatiques dans notre domaine. C’est donc tout naturellement que je regarde régulièrement le site internet d’intusdata ainsi que vos concurrents.

Je regarde souvent les « tutoriels » en ligne sur votre site internet afin de prendre connaissance des meilleurs pratiques de l’utilisation de vos programmes.

D’ailleurs, c’est sur votre site internet que j’ai pris connaissance d’un nouveau programme de saisies des heures dénommé Exxas qui semble être très « user friendly ». Mais nous allons conserver Vertec.

12 Fiduciaire / Mandant

Thierry Béhé – intusdata

Effectivement, en plus de Vertec nous distribuons maintenant Exxas, qui existait à Zurich en allemand depuis dix ans et qui est maintenant traduit en français. Exxas intègre le CRM, la saisie des temps, la facturation. Exxas est plus ergonomique que Vertec, plus graphique et plus moderne.

Exxas est un bon complément au logiciel Topal CoFi. Topal a fait le choix de ne pas intégrer de facturation car il aurait été trop compliqué d’intégrer l’ensemble des besoins des différents métiers des clients. Topal préfère se concentrer sur la comptabilité financière et salariale.

Par contre, cela n’empêche pas Topal de proposer des API avec d’autres logiciels de facturation tels que Vertec et Exxas.

Généralement, on propose Topal CoFi aux fiduciaires, leur permettant d’établir la comptabilité de leurs clients tout en permettant à ces derniers de conserver leurs propres logiciels métiers de facturation.

Pour une société qui est spécialisée dans la fourniture de prestations de service, Vertec est très puissant. Par contre, Exxas est également très intéressant, tout en étant moins complexe que Vertec.

Topal propose également Topalino, un logiciel dédié à une PME qui collabore avec sa fiduciaire équipée du programme Topal CoFi. Topalino n’a pas de base de données, il est donc moins coûteux que son grand frère Topal CoFi.

Nous proposons également Topal WebSolution qui est un accès, par le navigateur internet, aux données qui se trouvent dans Topal CoFi auprès de la fiduciaire du client. Il s’agit d’un outil collaboratif pertinent pour les entrepreneurs. Ces derniers peuvent avoir leurs chiffres à jour sous forme de tableau de bord incluant des graphiques.

Nous avons la conviction que les besoins des fiduciaires et des entrepreneurs ne sont pas les mêmes et que dès lors, ils n’ont pas besoin d’un logiciel identique.

Nous voyons plus la chose comme étant une collaboration entre la fiduciaire et les entreprises clientes. La fiduciaire ayant besoin d’un logiciel solide, robuste et très poussé tandis que les entrepreneurs ont besoin d’un logiciel réactif, lié à leurs métiers et permettant de remonter les informations au niveau de leurs fiduciaires.

14 GED

Thierry Béhé – intusdata

Quel serait le « Next step » pour vous ? Comment visualisez-vous votre évolution ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Le monde est en constante évolution et il est difficile de suivre la cadence.

Toutefois, je vois l’avenir avec optimisme. Je pense qu’à l’avenir, nous n’aurons plus besoin d’Outlook qui sera remplacé par des plateformes sécurisées d’envoi de fichiers et documents directement entre la fiduciaire et ses clients.

Je vois également une grande marge de manœuvre sur l’automatisation des procédures et l’intégration automatique des factures dans nos ERP.

L’intelligence artificielle nous aidera également et nous permettra de nous concentrer sur les tâches les moins récurrentes.

Thierry Béhé – intusdata

Nous proposons une solution de Gestion électronique des documents (GED) qui peut répondre en grande partie aux défis de la digitalisation.

Irmlind Driscoll – intusdata

intusdata propose la solution Kendox, qui est en train d’être traduite en français. Nous avons également développé un programme de portail pour que les fiduciaires soient en contact direct avec leurs clients. Ce programme s’appelle Skyshare. Le client a un accès sécurisé et peut « uploader » des documents.

intusdata propose également les programmes de GED M-Files et Doc.Series.

Thierry Béhé – intusdata

Doc.Series est une GED conçue à Neuchâtel. Contrairement à M-Files, qui est certainement la GED la plus vendue, mais n’est pas une solution suisse. Nous avons toujours une préférence pour des logiciels suisses.

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

On voit que Microsoft pousse la solution Microsoft 365. On sait que Microsoft a installé des serveurs en Suisse pour répondre à la LPD.
Microsoft 365 propose le programme SharePoint en remplacement d’une GED. Quelle est la différence entre SharePoint et une GED ?

Thierry Béhé – intusdata

La GED a une capacité à faire de l’archivage légal, c’est à dire de certifier que le document n’a jamais été modifié

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Est-ce bien le cas des GED tels que Doc.Series et Kendox ?

Thierry Béhé – intusdata

Oui, par contre, Sharepoint ne garantit pas la non-modification des documents.

Les avantages de la GED sont pluriels. Les GED modernes ne se contentent pas d’archiver des documents, mais permettent la création de workflows pour la validation de documents ou pour l’envoi de tâches spécifiques. Cela permet une automatisation des process métiers.

La GED étant accessible depuis son poste de travail ou à l’aide de son smartphone, on peut en tout temps valider par exemple une facture ou signer électroniquement des documents importants.

15 Clients

Thierry Béhé – intusdata

Comment vos clients vivent-ils le changement ? Expriment-ils des souhaits ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Nous avons des clients qui souhaitent s’occuper eux-mêmes de la comptabilisation de leur activité et nous intervenons au niveau du bouclement. D’autres préfèrent se concentrer sur leur métier et nous nous occupons de l’ensemble de la comptabilité.

Il y a donc plusieurs modèles d’affaires et il faut pouvoir s’adapter aux besoins de nos clients.

Thierry Béhé – intusdata

Et ces jeunes qui arrivent comme chefs d’entreprise ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Ils sont naturellement plus versés dans le monde informatique et souhaitent mettre en place plus rapidement une digitalisation de leur comptabilité.

Ils sont tournés également vers des tableaux de bord accessibles en tout temps.

Thierry Béhé – intusdata

Veulent-ils plus s’impliquer dans la gestion de leur entreprise ? Souhaitent-ils des graphiques, des chiffres, des rapports ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

A mon avis, ils souhaiteront une plus grande réactivité et préfèreront se concentrer sur leur métier et délègueront toute la partie administrative.

16 Citations

Irmlind Driscoll – intusdata

Y a-t-il un aspect particulier que vous aimeriez partager avec nos lecteurs ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Je dirais que dans la jungle des programmes comptables actuels, il faut pouvoir compter sur la fiabilité du programme ainsi que sur la réactivité du service après-vente ainsi que de son service technique.

Irmlind Driscoll – intusdata

Une citation vous vient-elle à l’esprit ?

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

« Rien n’est permanent, sauf le changement ».

Héraclite, Fragments, 6ème et 5ème siècle avant Jésus Christ.

17 Remerciements

Thierry Béhé – intusdata

M. Actis, nous vous remercions chaleureusement pour nous avoir reçus dans vos bureaux et pour le temps que vous nous avez accordé. Encore merci et à bientôt.

Monsieur Cyril Actis-Datta – Fiduciaire Actis SA

Merci à vous deux pour cet échange très sympathique.

© intusdata