Logiciel ou entreprise : qui détermine les processus ?

29.11.2019 // Timothée Hostettler

Au début de l’implémentation d’un ERP et d’un CRM, on se pose souvent la question : est-ce que je choisis un logiciel avec des structures prédéfinies pour tous les processus ou devrais-je adapter le nouveau logiciel à mes processus existants ? Dans un entretien, Georg Alscher, directeur général de Vertec à Vienne, raconte comment il vit les structures internes des entreprises au début d’un projet. Il explique pourquoi l’aide extérieure est souvent un bon choix.

A quoi ressemblent les structures internes des entreprises ? Comment les processus sont-ils définis ?

Georg Alscher : c’est une question intéressante. La taille d’une entreprise détermine souvent si les processus internes de l’entreprise fonctionnent consciemment ou inconsciemment. En Autriche, le mot « processus » seul déclenche souvent un froncement des sourcils ou un haussement d’épaules lorsqu’il est utilisé en dehors des affaires judiciaires.

Et qui définit alors ces processus internes dans le contexte de l’entreprise ?

Georg Alscher : dans toutes les entreprises, des processus de travail sont formés pour les activités qui se répètent. Celles-ci se produisent souvent inconsciemment et ne deviennent généralement conscientes que lorsque, par exemple, un employé tombe malade ou, dans le pire des cas, quitte l’entreprise. En même temps, de nombreuses entreprises s’efforcent d’organiser les processus ou les flux de travail de la manière la plus simple et la plus efficace possible.

Alors ne serait-il pas judicieux, de faire appel, par exemple, à des consultants en gestion pour vous aider ?

Georg Alscher : oui, certainement. Mais la réalité est souvent différente. Il suffit de regarder la densité des magasins de bricolage en Autriche. Cela reflète parfaitement la mentalité très répandue du « nous le faisons nous-mêmes »….

Qu’est-ce que ça veut dire ?

Georg Alscher : en règle générale, les entreprises ne veulent pas prendre l’argent entre leurs mains pour améliorer leurs processus internes avec une aide extérieure. Habituellement, ce n’est que lorsqu’un problème vraiment grave survient que l’argent est soudainement disponible pour le soutien, par exemple de consultants en gestion.

Comment cette attitude affecte-t-elle l’introduction de Vertec dans les entreprises ?

Georg Alscher : dans de nombreux cas, je rencontre de grandes attentes au début : « Montrez-moi un logiciel qui définit de manière idéale les processus de mon entreprise et facilite ainsi mon travail. Nous n’avons pas le temps, dans nos activités quotidiennes, de repenser et de structurer nous-mêmes nos processus internes « . Ce n’est pas nécessairement le meilleur chemin. D’autant plus que Vertec est conçu de telle sorte que le système peut être adapté de manière optimale aux processus individuels.

Dans quelle mesure Vertec assiste ses clients dans l’optimisation des processus et que doit faire l’entreprise elle-même ?

Georg Alscher : nous nous appuyons sur notre longue expérience auprès de plus de 850 clients. C’est pourquoi nous savons très bien comment rendre les processus Vertec aussi simples et logiques que possible. D’autre part, il est également important que l’entreprise réfléchisse aux processus existants et les adapte si nécessaire. C’est pourquoi il est si important que nos chefs de projet, en collaboration avec les clients, examinent de près les processus internes. Les processus sont optimisés et Vertec est adapté aux processus existants ou modifiés. Dans de nombreux cas, de nouveaux processus plus simples sont également spécifiés de cette manière et les processus obsolètes sont remplacés. Après l’introduction de Vertec, l’entreprise a une culture de processus performante et allégée.