« Time is money » Benjamin Franklin, 1748

10.07.2023 // Thierry Béhé

Le temps est un de nos biens les plus précieux et nous connaissons tous le sentiment de le voir nous filer entre les doigts… Mais s’il existait un moyen de récupérer ce temps précieux ? Et, si nous pouvions nous libérer des tâches pénibles et chronophages ? C’est précisément le sujet de ce blog « Time is Money » : Comment gagner du temps pour avoir plus de liberté? Découvrez avec nous l’optimisation du temps et profitez de la liberté qu’il nous offre.

Les défis de la gestion du temps pour les fiduciaires

Le temps est une notion fondamentale pour toutes les entreprises de services qui facturent leurs prestations selon un taux horaire ou au forfait. Gagner du temps, c’est gagner de l’argent, le but est donc de fournir le travail attendu en y consacrant moins de temps. Le temps supplémentaire devient alors du temps facturable additionnel. Mais, les heures internes ne sont pas facturables, ce sont les heures dites improductives.

Toutes les fiduciaires, par exemple, ont au moins une activité improductive, là où le temps de travail ne peut pas être refacturé, il s’agit de leur propre comptabilité. En clair, le temps passé à tenir sa propre comptabilité est du manque à gagner. Toutes les fiduciaires ont donc au moins une bonne raison pour s’équiper des outils permettant d’économiser un temps précieux.

La clé est d’effectuer les tâches au plus vite et au plus tôt.

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La solution de la Gestion Electronique de Documents (GED)

Rassembler tous les documents est un vrai défi pour toute fiduciaire. Il y a une véritable problématique pour centraliser et traiter rapidement toutes les pièces comptables : factures, relevés de banque, reçus… La gestion des documents doit donc aussi se faire de manière électronique. C’est le défi qu’a relevé Doc.Series avec sa solution de Gestion Electronique de Document. Le logiciel de GED est la solution pour gagner du temps.

Le logiciel de GED est aussi un outil de gestion des workflows, les documents arrivent directement à la bonne personne dans la fiduciaire. C’est le bon outil pour ne pas avoir à attendre des documents ni devoir courir après. Idéalement, toutes les factures fournisseurs devraient être transmises à la fiduciaire dès réception et traitée avec le maximum d’automatisme. La GED est la passerelle idéale entre la fiduciaire et son mandant pour traiter rapidement les factures papier numérisées et les factures QR.

Accélération du traitement des factures avec Topal CoFi

Le traitement des QR-factures par Topal CoFi (avec le module Topal scan) permet d’accélérer le processus. En effet, Topal est capable de lire les données du QR-Code de la facture QR pour identifier le fournisseur et le montant, le logiciel peut alors proposer l’écriture comptable, car il connait le compte utilisé par défaut pour ce fournisseur. La saisie est réduite au minimum, pour un maximum de rigueur et de gain de temps.

En fin de compte, toute fiduciaire devrait s’équiper d’une solution de GED, en premier lieu pour sa propre gestion. Mettre en place les bons outils et les bonnes procédures permet de gérer, au mieux et au plus vite, toutes les informations et tous les documents. En traitant plus rapidement les mandats, il devient alors possible de facturer les activités au plus tôt et d’envisager de fournir plus de prestations.

Terminer les bouclements en janvier au lieu de les finir en mars, faites le calcul. C’est beaucoup de temps à gagner pour prendre en charge des mandats supplémentaires et pour fournir plus de prestations à haute valeur ajoutée. On économise du temps sur la manipulation des documents pour permettre de générer des prestations ayant une réelle plus-value pour le client final.

Les avantages globaux de la GED et de Topal CoFi pour les fiduciaires

Avec la GED et Topal CoFi, les états financiers sont fournis plus rapidement. Ce temps ainsi dégagé permet un meilleur accompagnement de la PME, plus de conseil pour une meilleure gestion stratégique. Tout devient plus profitable pour tous.

Avec du temps épargné, des prestations complémentaires deviennent envisageables, par exemple, mettre en place des bouclements trimestriels, réelle plus-value dans l’accompagnement de la PME. D’autant plus que Topal CoFi (avec le module « Attributions périodiques ») permet de gérer automatiquement l’extourne des écritures transitoires, pour cela aussi Topal est l’outil idéal.

Les tableaux de bords sont indispensables aux grandes entreprises, mais ils le sont également pour les PME. Exporter des chiffres clés vers un tableau Excel pour établir une synthèse sous forme de graphiques prend du temps et peut être source d’erreur. Avec Topal Web Solution il est maintenant possible d’accéder directement à un tableau de bord incorporant des graphiques actualisés en temps réel. Le client peut ainsi consulter ses chiffres à tout moment et en tout lieu avec un PC de bureau, un PC portable ou une tablette.

Conclusion

La tenue de la comptabilité et le bouclement ne sont pas une fin en soi. Les chiffres méritent d’être à jour à tout moment pour fournir des indicateurs et pour permettre des simulations. Topal CoFi (avec le module Budgétisation) rend possible la création de plusieurs budgets pour simuler différentes situations. Ces budgets sont précieux pour aider les décideurs dans leurs stratégies, pour prendre à temps les bonnes décisions. La véritable plus-value de la fiduciaire aujourd’hui est là, dans l’analyse, la réflexion et le conseil.

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