Envoi électronique des décomptes de salaire avec IncaMail

31.08.2018

Avec la nouvelle version nearo, PerSal a résolu deux besoins majeurs de ses clients avec une nouvelle fonction. Envoi des fiches de salaire au format PDF sans cryptage ou avec cryptage à l’aide de l’adaptateur IncaMail.

PerSal Conditions requises

Les deux variantes nécessitent le module complémentaire RH “Gestion des documents (gestion des formulaires)”. En plus de l’envoi électronique des documents RH et des évaluations PerSal, le module permet la création de documents Word, tels que les contrats de travail, les fiches de salaire, les listes de contrôle d’entrée et de sortie et bien d’autres choses encore dans PerSal.

Les documents Word existants peuvent être insérés dans PerSal, révisés individuellement et peuvent ensuite être imprimés, sauvegardés sous forme de fichier ou stockés dans les archives de documents PerSal via un processus de distribution guidé par assistant, qui peut être défini pour chaque document.

La condition préalable pour les fonctions de lettres en série de Word dans PerSal est la licence des “Rapports et Tables RH avancées (Controlling)”.

Distribution E-document

Avec l’envoi électronique de documents, tous document Word créé dans PerSal et une multitude d’évaluations, comme la fiche de salaire ou le certificat de salaire, peuvent être envoyés par e-mail.

Lors de la distribution des fiches de salaire, PerSal vérifie le bouton “E-Mail” dans la base de données des personnes pour voir si l’adresse e-mail saisie est cochée dans la case à cocher “Envoi de documents électroniques”. Si tel est le cas, une feuille de salaire électronique est générée et envoyée par e-mail ou IncaMail pour chaque personne ayant une coche pour document électronique. Toutes les autres personnes pour lesquelles cette case n’est pas activée, recevront leurs fiches de paie sous forme imprimée comme d’habitude. Ce processus s’exécute en une seule opération et ne nécessite aucun réglage de filtre spécial ni sélection de personnel.

Dans ce qui suit, nous présentons deux variantes de solution, qui diffèrent sensiblement comme suit :

Le document PerSal ou l’évaluation (fiche de salaire) est envoyé directement au salarié en pièce jointe non chiffrée par e-mail. (Au cours du 4ème trimestre 2018, un seul mot de passe peut être stocké dans PerSal pour tous les documents, qui peuvent être modifiés selon les besoins, par exemple par mois calendaire.

La fiche de salaire est envoyé cryptée via le standard certifié IncaMail à une boîte aux lettres électronique du collaborateur auprès de la Poste Suisse. L’attribution du mot de passe est la responsabilité du propriétaire de la boîte aux lettres, c’est-à-dire de votre employé.

Dans la variante 2, des coûts initiaux uniques du bureau de poste et des coûts de transmission récurrents sont induits pour chaque document envoyé. Vous trouverez des informations détaillées sur ces coûts sur le site Internet de La Poste Suisse : https://www.post.ch/fr/entreprises/index-thematique/incamail/envoi-electronique-des-decomptes-de-salaire

Si vous avez des questions sur l’une ou l’autre solution, nous serions heureux de vous fournir de plus amples renseignements.