Finissons-en : pourquoi il est bon de dire adieu aux archives papier une fois pour toutes

11.09.2019

Dites adieu encore aujourd’hui…

…à l’ingrate archive papier. Même si nous sommes reconnaissants de ce que les archives papier nous ont apporté pendant des décennies, nous ne sommes pas vraiment tristes quand elles nous disent lentement au revoir. Soyons honnêtes : c’était un fardeau pour nous tous : l’archivage. Au cours d’un travail laborieux, des montagnes de papier avec leurs agrafes métalliques acérées, ont été triées dans des boîtes en carton peu pratiques, étiquetées et empilées dans les archives. Hors de la vue, hors de l’esprit ? Ce serait sympa ! Les archives, utilisées à mauvais escient comme un travail punitif pour les apprenants, pouvaient rarement susciter l’enthousiasme. Alors, finissons-en!

L’archivage était inévitable pour satisfaire à l’obligation légale de conserver les documents importants pour l’entreprise. Mais aujourd’hui, à l’heure de la numérisation et de l’optimisation des procédés, un vent nouveau souffle. Aujourd’hui, les gens numérisent ce qui est possible et sont heureux d’enregistrer des documents sous forme numérique. Même si l’archivage est nettement plus important dans une société fiduciaire que dans d’autres sociétés, ces documents externes peuvent également être gérés de manière sûre et sécurisés par les mandants. Les montagnes de documents qui s’accumulent dans une société fiduciaire sont difficiles à maîtriser au fil des ans. À une époque où l’espace doit également être économisé, la numérisation permet non seulement de gagner de la place, mais aussi beaucoup d’argent. Et si vous pouviez utiliser les bureaux vides à d’autres fins ? Que diriez-vous d’installer une petite oasis de repos et de convivialité dans votre entreprise, où vos employés pourront se ressourcer un peu ?

Les archives éprouvées ont toujours fait l’objet d’une structure préalablement définie : un dossier fédéral par mandat et par exercice. Dans notre exemple, nous utilisons le mandat comptable de la fictive “Comte SA”. L’illustration montre à quoi ressemblait un tel dossier :

Voici une situation de travail typique d’un fiduciaire : vous avez besoin d’une quittance qui devrait se trouver dans un dossier fédéral, sur une étagère au fin fond des archives. Vous constatez avec irritation que le justificatif souhaité n’est pas archivé dans le dossier et vous vous demandez :

  • Le justificatif, a-t-il été mal classé ?
  • … ou temporairement retiré par une autre personne ?
  • … a-t-il été affecté à un autre exercice financier ?
  • … a-t-il jamais existé ?

Non seulement, vous devez maintenant résoudre le mystère… mais vous réalisez que le temps passé à chercher le reçu dans les archives ne le valait pas.

Comme ce serait bien si vous aviez opté pour l’archivage numérique et que vous pouviez maintenant répondre à toutes vos questions sur votre ordinateur en un seul clic. Ce serait merveilleux ! Vous pouvez également le faire non seulement dans votre bureau, mais de n’importe où – que ce soit à la maison sur le balcon, en vacances aux Maldives ou chez votre mandant. L’essentiel, c’est d’avoir une connexion internet et un ordinateur. Peu importe, si le document est également consulté par une autre personne au même moment ou si le reçu a été déposé au mauvais endroit. Vous trouverez ce que vous cherchez. Le classement dans les archives électroniques suit d’autres lois. Lors de la sauvegarde, les critères du document – appelés valeurs d’index – sont définis. Ceux-ci vous permettent de trouver efficacement les documents que vous recherchez.

L’archive numérique peut faire beaucoup plus !

Le facteur d’économie de l’espace nouvellement gagné a déjà été mentionné. Mais aussi, la sécurité contre la perte de données est massivement augmentée. Alors qu’autrefois les documents importants étaient endommagés et inutilisables par le feu et l’eau, des nos jours, une sauvegarde sécurisée vous assure des nuits paisibles et un sommeil détendu.

Bien entendu, tout le potentiel d’une archive électronique est loin d’être épuisé. Grâce à un accès sécurisé et rapide pour les mandants via le navigateur internet, de nouveaux modèles de collaboration interactifs peuvent être proposés et les processus peuvent être automatisés grâce à des workflows intégrés. Une solution complète et parfaite pour les fiduciaires qui veulent tirer le meilleur parti de leur temps de travail.