Finissons-en : pourquoi il est bon de dire adieu aux archives papier une fois pour toutes
15.08.2022 //-
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Faites vos adieux dès aujourd’hui…
…à l’ingrate archive papier. Même si nous sommes reconnaissants de ce que les archives papier nous ont apporté pendant des décennies, nous ne sommes pas vraiment tristes quand elles nous disent lentement au revoir. Soyons honnêtes : c’était un fardeau pour nous tous : l’archivage. Au cours d’un travail laborieux, des montagnes de papier avec leurs agrafes métalliques acérées, ont été triées dans des boîtes en carton peu pratiques, étiquetées et empilées dans les archives. Hors de la vue, hors de l’esprit ? Ce serait sympa ! Les archives, utilisées à mauvais escient comme un travail punitif pour les apprenants, pouvaient rarement susciter l’enthousiasme. Alors, finissons-en!
L’archivage était inévitable pour satisfaire à l’obligation légale de conserver les documents importants pour l’entreprise. Mais aujourd’hui, à l’heure de la numérisation et de l’optimisation des procédés, un vent nouveau souffle. Aujourd’hui, les gens numérisent ce qui est possible et sont heureux d’enregistrer des documents sous forme numérique. Même si l’archivage est nettement plus important dans une société fiduciaire que dans d’autres sociétés, ces documents externes peuvent également être gérés de manière sûre et sécurisés par les mandants. Les montagnes de documents qui s’accumulent dans une société fiduciaire sont difficiles à maîtriser au fil des ans. À une époque où l’espace doit également être économisé, la numérisation permet non seulement de gagner de la place, mais aussi beaucoup d’argent. Et si vous pouviez utiliser les bureaux vides à d’autres fins ? Et pourquoi pas une cafétéria ou des zones de repos confortables où vos collaborateurs peuvent se détendre et échanger des idées ?
Les archives éprouvées ont toujours fait l’objet d’une structure préalablement définie : un dossier fédéral par mandat et par exercice. Dans notre exemple, nous utilisons le mandat comptable de la fictive « Comte SA ». L’illustration montre à quoi ressemblait un tel dossier :
Voici une situation de travail typique d’un fiduciaire : vous avez besoin d’une quittance qui devrait se trouver dans un dossier fédéral, sur une étagère au fin fond des archives. Vous constatez avec irritation que le justificatif souhaité n’est pas archivé dans le dossier et vous vous demandez :
- Le justificatif, a-t-il été mal classé ?
- … ou temporairement retiré par une autre personne ?
- … a-t-il été affecté à un autre exercice financier ?
- … a-t-il jamais existé ?
Non seulement, vous devez maintenant résoudre le mystère… mais vous réalisez que le temps passé à chercher le reçu dans les archives ne le valait pas.
Comme ce serait bien si vous aviez opté pour l’archivage numérique et de pouvoir répondre à toutes les questions en un seul clic. Ce serait merveilleux ! Vous n’êtes plus lié au bureau, vous pouvez faire votre travail de n’importe où. De chez vous sur votre balcon, sur une île des Maldives ou en visite chez le client. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion Internet et d’un ordinateur. Peu importe si le document est consulté simultanément par une autre personne ou si le reçu a été classé au mauvais endroit. Vous trouverez ce que vous cherchez. Le classement dans les archives électroniques obéit à d’autres lois. Lors de l’enregistrement, les critères des documents – appelés valeurs d’index – sont définis. Celles-ci permettent de localiser efficacement les documents recherchés.
Un archive numérique a bien d’autres atouts !
Nous avons déjà évoqué le facteur d’économie lié au gain d’espace. Mais, la sécurité contre la perte de données est également accrue. Alors qu’à l’époque, les documents importants étaient endommagés et rendus inutilisables par le feu et l’eau, une sauvegarde sûre permet aujourd’hui de dormir beaucoup plus tranquillement et sereinement.
Le potentiel d’une archive électronique est inépuisable. Grâce à l’accès sécurisé et rapide des mandants via un navigateur Internet, il est possible de proposer de nouveaux modèles de collaboration interactifs et d’automatiser les processus grâce à un workflow intégrable. Une solution parfaite en tous points pour les fiduciaires qui souhaitent tirer le meilleur parti de leur temps de travail.
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