Automatisation des processus – Diminuer les coûts et fidéliser les clients – 1/2
10.04.2023 //-
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La numérisation dans le secteur fiduciaire commence par la réduction de la charge de papier. En intégrant le bon logiciel, on obtient bien plus qu’un bureau sans papier. Les flux de travail automatisés permettent de réduire les coûts et d’éviter les erreurs. Si les clients sont impliqués via un portail client, des avantages concurrentiels sont réalisés.
La numérisation des processus commerciaux trouve son origine dans la comptabilité
Ce n’est pas un hasard si notre entreprise se concentre depuis 40 ans sur la simplification du travail des sociétés fiduciaires et de leurs clients grâce à des solutions logicielles. La comptabilité a été l’un des premiers domaines d’activité à être numérisé au moyen d’un logiciel de gestion. D’une certaine manière, c’était une évidence à l’époque, car le calcul est l’une des rares choses qu’un ordinateur peut incontestablement faire mieux que l’homme. Grâce à la loi de Moore, les performances des systèmes ont doublé en moyenne tous les deux ans au cours des dernières décennies. Par conséquent, à prix égal, nous disposons aujourd’hui de 1 048 576 fois plus de puissance de calcul qu’il y a 40 ans. Une grandeur inimaginable et abstraite, qui se laisse mieux appréhender par des comparaisons. Le premier transistor construit par les Bell Laboratories pouvait encore être monté à la main. Aujourd’hui, plus de 4 000 transistors tiennent sur la largeur d’un cheveu humain, ils sont environ quatre fois plus petits que le virus de la grippe. La technologie est devenue plus performante et plus petite, et donc plus mobile. Puis, le 6 août 1991, Tim Berners-Lee a publié le premier site web info.cern.ch au CERN à Genève. L’augmentation de la puissance de calcul et la miniaturisation, combinées aux nouvelles technologies de réseau, ont ouvert de nouvelles voies innovantes. Comment une PME fiduciaire s’adapte-t-elle à cette évolution et comment réagit-elle à la pression de la numérisation exercée par les clients et les concurrents ?
La numérisation, oui, mais par où commencer ?
Les investissements dans la numérisation doivent être évalués économiquement comme n’importe quel autre projet. Au minimum, ils doivent répondre à un ou plusieurs des objectifs suivants :
- Optimisation de l’efficacité propre
- Augmentation de la qualité
- Amélioration de l’expérience clients
L’amélioration de l’efficacité et de la qualité peut être obtenue grâce à des processus continus et automatisés. Pour que l’automatisation soit possible, les données doivent être disponibles sous forme numérique. Or, les activités fiduciaires sont traditionnellement basées sur le papier. En soi, le papier est un support merveilleux. S’il est bien conservé, il constitue un support durable pour les informations, il est bon marché et très polyvalent. Avec l’arrivée des ordinateurs dans les bureaux dans les années 1990, on a rapidement parlé de la fin du papier. Mais, dans un premier temps, c’est le contraire qui s’est produit. Tout était imprimé. La quantité de papier produite a même augmenté, la force de l’habitude d’avoir tout écrit sur papier. Pourtant, le papier présente des inconvénients décisifs par rapport aux médias numériques :
🐌 Le papier, c’est lent
Surtout s’il faut l’envoyer par la poste. Un document doit être rédigé, puis imprimé et envoyé. Ensuite, le destinataire doit le recevoir, l’ouvrir, le lire et enfin, selon les cas, le classer dans un dossier ou sur une pile. Cela peut parfois prendre des heures, voire des jours avec l’envoi. Si l’on a besoin du document ultérieurement, la recherche prend généralement beaucoup de temps.
🧱 Le papier est statique
Une fois imprimé, le document ne peut plus être révisé. Les modifications doivent être réimprimées et, si l’on s’en aperçoit, on reprend le document obsolète. De plus, une feuille de papier ne se trouve qu’à un seul endroit à la fois. Cela signifie que l’on doit faire des copies pour différentes personnes ou à différentes fins, ou que toutes les personnes concernées n’ont pas accès à l’information. Dans un monde dynamique, le papier n’est plus d’actualité.
📚 Le papier prend de la place
Autrefois, chaque entreprise avait un grand sous-sol rempli de classeurs remplis de justificatifs qui s’étaient accumulés au cours des dernières années. Pour chaque écriture, chaque échange écrit important, les documents du personnel, les rapports, etc. Aujourd’hui, tout cela trouve facilement sa place sur un serveur ou dans un cloud.
Chez intusdata, nous sommes des experts passionnés dans le domaine de la numérisation des activités fiduciaires et nous nous réjouissons de pouvoir vous aider grâce à notre expérience et à nos connaissances. Contactez-nous!
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