Integrierte Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) für Treuhand und KMU

Effizientere und sichere Arbeitsabläufe, durchgängige Kontrolle, ortsunabhängiger Zugriff, eine lückenlos dokumentierte, revisionssichere Ablage und Archivierung sowie Zeit- und Kostenersparnisse bei der Administration im nahezu papierlosen Büro: Dank unserer langjährigen Branchenerfahrung und umfassenden Prozesskenntnissen sowie mit intelligenter Standardsoftware, bieten wir Ihre Ihnen die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Schweizer Dokumentenmanagement-Lösung.

Die Digitalisierung von Arbeitstätigkeiten und Prozessen ist in Schweizer KMU nicht mehr nur hochaktuell, sondern zu einem zentralen Erfolgsfaktor geworden. Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements liegen dabei auf der Hand. Sie legen Dokumente unveränderbar in Ihrem elektronischen Archiv ab. Sie sparen sich eine mühsame manuelle Ablage, benötigen weniger Lagerraum  und finden Ihre Dokumente Unterlagen auf Knopfdruck. Dokumente werden elektronisch weitergegeben und können zeitgleich von allen Beteiligten eingesehen werden. Gerade bei Treuhand-Gesellschaften gibt es im Bereich der Digitalisierung aber einiges zu beachten: So muss eine nachhaltige Lösung die individuellen Bedürfnisse und Prozesse der jeweiligen Unternehmen, regulatorische Vorgaben in der Branche und auch Anforderungen Dritter, insbesondere die der Mandanten,  berücksichtigen.

Mit einer massgeschneiderten Dokumentenmanagement-Lösung von Intus Data bringen Sie also weit mehr als nur Ordnung in Ihre Dokumente:

  • Rechtskonforme, revisionssichere Archivierung die Ihr Papierarchiv ersetzt
  • Schneller, einfacher, ortsunabhängiger und zeitgleicher Zugriff auf Ihre Dokumente: Für Sie und für Ihre Mandanten
  • Einfache Abbildung bestehender Treuhandprozesse und umfassende Beratung gemäss Ihren Bedürfnissen (Ihre internen Prozesse werden ebenso berücksichtig wie ausserbetriebliche Faktoren)
  • Sie vertrauen auf kompetente Schweizer Fachspezialisten mit grosser Erfahrung in der Treuhandbranche
  • Ihre individuelle DMS-Lösung basiert auf bewährter Schweizer Standardsoftware
  • Wahlweise können Sie die Lösung in-house oder auf unserer sicheren Schweizer Treuhand Cloud betreiben

Die Implementation erfolgt dank jahrelanger Branchenerfahrung äusserst exakt, schlank sowie ressourcenschonend – das minimiert Ihre Risiken und erspart Ihnen Arbeitsausfälle, Datenverluste und Ärger. Ausserdem profitieren Sie im Anschluss zu der erfolgreichen Integration Ihrer DMS-Lösung von individuellen Service- und Supportleistungen durch unsere eignen Spezialisten. Kurz Zusammengefasst: Wir tun alles, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Funktionsweise von DMS-Software

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Wir wissen, was Sie als Treuhänder bewegt

Als Treuhänderin oder Treuhänder legen Sie im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement besonderen Wert auf vollständige Kontrolle und Sicherheit:

  • Zugriffskontrolle
  • Datensicherheit
  • Ausfallsicherheit
  • Revisionssicherheit
  • Integrationssicherheit
  • Investitionsschutz
  • und vieles mehr

Gleichzeitig gilt es für Sie, die Vorgaben des Gesetzgebers einzuhalten und zusätzlich die Bedürfnisse Ihrer Mandanten zu erfüllen. Von der einfachen Digitalisierung von Dokumenten und der Integration Ihrer Buchhaltungs- und/oder Leistungssoftware, über automatisierte Arbeitsabläufe und eine elektronische, gesetzeskonformen Archivierung verschiedenster Unterlagen, bis hin zum unkomplizierten Datenaustausch mit Mandanten und der sicheren Löschung von Dateien: Dank unserer langjährigen Erfahrung mit umfassenden Softwarelösungen für Treuhand-Gesellschaften und KMU kennen wir die Anforderungen aller Stakeholder und auch die verschiedenen Prozesse genau. Für Sie bedeutet das im Endeffekt weniger Risiko, weniger Kosten und weniger Aufwand.

Entscheidende Vorteile unserer DMS-Lösungen

Intus Data erarbeitet auf Basis einer DMS-Standardsoftware, Ihrer individuellen Bedürfnisse und branchenspezifischen oder gesetzlichen Anforderungen die für Sie perfekt passende DMS-Lösung.
PC-Dokumente, Emails und andere elektronische Medien können ganz einfach verwaltet, zugeordnet, gesucht, bearbeitet und zusammen mit strukturierten Daten in digitalen Akten organisiert werden. Damit finden Sie Ihre Unterlagen schneller, benötigen weniger Lagerraum, produzieren weniger Papier, beugen Dokumentenverlust vor (Papier kann schneller verloren gehen bzw. einfacher unabsichtlich zerstört werden) und sparen im Endeffekt Zeit und Geld.
Sämtliche Dokumente, inklusive Ihrer E-Mails, werden gesetzeskonform, d.h. revisionssicher zentral und unveränderbar archiviert und langfristgespeichert (inkl. kontrollierter Vernichtung bei Bedarf).
Papierdokumente können einzeln oder im Stapel zentral und dezentral gescannt und dank OCR-Freitexterkennung vollautomatisch kategorisiert bzw. mit Meta-Beschreibungen versehen werden. Im Anschluss können die Dokumente sachlogisch als digitale Akte zusammengefasst und bei Bedarf zu Teilen oder als Ganzes extrahiert, abgelegt und zur Verarbeitung eingereiht werden.
Die digitale Ablage ermöglicht den Abbau von Redundanzen, verringert fehleranfällige manuelle Eingaben und erhöht die Qualität und Effizienz der Archivierungsprozesse. Zudem sind Ihre Kunden dank einem sicheren Online-Zugriff für Mandanten schneller und besser informiert.
Eine durchgängiges Monitoring ermöglicht volle Transparenz über die Vorgänge (Wer macht was, wo steht er, welche Änderungen wurden wann und durch wen am Dokument gemacht). Zugriffe auf Dokumente können nach Ihren Bedürfnissen eingeschränkt werden. In Ihrem Betrieb sehen die Mitarbeitenden das, was für die Ausübung ihrer Funktion notwendig ist. Ausserdem ist der Zugriff auf sämtlichen geschäftsrelevanten Dokumenten jederzeit und von überall her über eine sichere Internetverbindung möglich. Die Daten liegen dabei entweder auf Ihren eigenen oder speziell abgesicherten Datenservern in der Schweiz.
DMS-Lösungen von Intus Data sind nahtlos mit anderen Produkten aus unserem Angebot integrierbar: Topal, PROFFIX und MS Outlook / Exchange

Kendox ist GeBüV/MWST konform

Als eine der ersten DMS-Lösungen in der Schweiz hat Kendox InfoShare die Zertifizierung GeBüV/MWST konform durch das KRM, dem Kompetenzzentrum Records Management, erhalten. In einem aufwendigen und intensiven Verfahren wurden alle Aspekte der Geschäftsbücherverordnung sowie die Vorgaben der Eidg. Steuerverwaltung zur Mehrwertsteuer auf Herz und Nieren geprüft. Somit können Sie als Endanwender sicher sein, dass diese Digitalisierungslösung die anwendbaren Rechtsnormen und damit den hohen Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung erfüllt. Weitere Informationen zur Zertifizierung erhalten Sie hier.

Bewährte DMS-Software

KENDOX entwickelt moderne, flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumentenmanagement, Scanning, Eingangspostbearbeitung, gesetzeskonforme Archivierung, E-Mail Compliance, Workflow und digitale Aktenlösungen. Die bewährte InfoShare Produktfamilie und die neuen Business Cloud Services bilden die Grundlage für anspruchsvolle Kundenprojekte.

Als offizieller Partner ist Intus Data auf die Implementation, individuelle Prozessadaption und Serviceleistungen im Zusammenhang mit Software von KENDOX spezialisiert und berät Sie gerne persönlich.

Kendox Anwendungsportfolio (JPG) 
Kendox InfoShare (PDF)
Kendox InfoShare Mobile Web Client (PDF)
Kendox InfoShare Erweiterungsmodule (PDF)

Ihr DMS-Ansprechpartner

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Shpëtime Morina
Beratung und Verkauf

Tel.: 043 399 47 00
sales@intusdata.ch

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