Gestion documentaire avec Kendox InfoShare

Une GED (gestion documentaire) est une solution logicielle qui permet de stocker, d’organiser et de consulter efficacement des documents numériques. Les utilisateurs autorisés peuvent rapidement trouver les documents centralisés et les consulter quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Les différentes versions des documents peuvent être suivies et gérées. Notre solution logicielle suisse Kendox Infoshare répond à toutes les exigences des fiduciaires et des PME et marque en outre des points grâce à son interface utilisateur ergonomique et attrayante.

La rationalisation des flux et des processus de travail grâce à la numérisation est aujourd’hui le facteur clé de la réussite d’une PME. Grâce à notre longue expérience dans le secteur fiduciaire suisse et à notre savoir-faire dans le domaine des technologies numériques, nous sommes parfaitement équipés pour vous accompagner dans votre transition vers la numérisation. Nous connaissons les besoins pratiques du quotidien professionnel et savons ce qu’il faut pour concevoir et optimiser les modèles commerciaux numériques.

Les besoins numériques de la fiduciaire & des PME

Le secteur fiduciaire a des besoins et des exigences spécifiques concernant les fonctions et la sécurité d’un système de gestion documentaire. Pour les fiduciaires, l’intégration des exigences réglementaires du secteur et des exigences spécifiques des clients est un critère essentiel dans un projet de numérisation. Pour gérer le nombre sans cesse croissant de documents et d’utilisateurs, la capacité compte. Le contrôle des versions et des accès avec le plus haut degré de sécurité doit être offert pour protéger les documents sensibles.

Kendox InfoShare, la solution GED suisse flexible, offre ici une solution de premier ordre et répond à tous les souhaits :

GED Kendox Infoshare d’intusdata — le bon choix :

Sur la base du logiciel standard éprouvé, intusdata élabore une solution GED parfaitement adaptée à votre entreprise, en fonction de vos besoins individuels et en tenant compte des exigences légales et spécifiques à votre secteur d’activité.

Le stockage centralisé et la gestion transparente des documents, des e-mails et d’autres supports électroniques rationalisent vos processus de travail. Les tâches sont plus faciles à réaliser et des structures de travail mobiles deviennent possibles.
Les administrateurs comme les utilisateurs finaux bénéficient d’une grande convivialité. L’accès aux documents et aux informations, quel que soit le lieu, ainsi que leur partage, améliorent la communication et la collaboration au sein de l’entreprise et avec les mandants.

Tous les documents, y compris vos e-mails, sont archivés de manière conforme à la loi, à l’épreuve des révisions, de manière centralisée et inaltérable, et durablement (y compris une destruction contrôlée si nécessaire). Kendox InfoShare est l’une des premières solutions GED en Suisse à avoir obtenu la certification conforme à l’Olico/TVA.

Les documents papier peuvent être scannés de manière centralisée ou décentralisée, soit individuellement, soit par lots. Grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique des caractères), les documents sont automatiquement catégorisés et toutes les informations pertinentes sont extraites. Les documents sont ensuite organisés de manière logique, enregistrés sous forme de fichiers numériques et peuvent facilement être récupérés et retravaillés en cas de besoin.

Une surveillance de bout en bout permet une transparence totale des processus et la possibilité de suivre et de gérer différentes versions des documents. Les documents peuvent être protégés de manière contrôlée contre tout accès non autorisé. La recherche et la consultation peuvent être gérées de manière ciblée en fonction de la fonction du collaborateur. L’accès à tous les documents pertinents pour l’entreprise est possible à tout moment, quel que soit le lieu, via une connexion Internet sécurisée. Les données se trouvent soit sur vos propres serveurs, soit sur un serveur de données ultramoderne sur le sol suisse, qui offre une sécurité maximale.

La capacité d’intégration dans les systèmes et logiciels existants comme la compatibilité avec le matériel et les logiciels présents dans votre entreprise ou la connexion avec des logiciels tiers, est un point important dans la décision d’achat d’une GED. En effet, les bonnes interfaces de programmation d’applications (API) permettent à différents logiciels de communiquer entre eux.
Grâce à ses interfaces étendues, Kendox Infoshare se connecte avec succès à de nombreuses solutions logicielles courantes. Il s’agit entre autres de notre comptabilité financière Topal, de l’ERP/CRM suisse Vertec et de MS Office Outlook/Exchange.

intusdata vous conseille de manière globale, en tenant compte aussi bien de vos processus internes que des facteurs externes à l’entreprise. Grâce à une expertise de longue date, l’implémentation est extrêmement précise, compacte et économe en ressources – ce qui minimise vos risques et vous épargne des arrêts de travail, des pertes de données et des ennuis. Vous pouvez choisir d’exploiter la solution en interne ou sur notre Cloud fiduciaire suisse sécurisé. Après l’intégration de votre solution GED, notre équipe d’experts se tient à vos côtés pour le service et le support.

Une satisfaction et une confiance accrues grâce à des processus de gestion documentaire transparents

L’archivage numérique automatisé permet un accès plus rapide et plus précis aux documents et améliore la sécurité et le contrôle des données sensibles de l’entreprise. L’accès aux documents et aux informations, quel que soit le lieu où ils se trouvent, ainsi que leur partage, améliorent la collaboration et la communication pour les collaborateurs internes et externes et avec vos clients. Les processus transparents créent une plus grande confiance et augmentent la satisfaction des clients et des collaborateurs.

Vos experts

Grâce à notre longue expérience dans le secteur fiduciaire suisse et à notre savoir-faire dans le domaine des technologies numériques, nous sommes parfaitement équipés pour accompagner les fiduciaires et PME dans leur passage à la numérisation. Nous connaissons les besoins pratiques de la profession au quotidien et savons ce qu’il faut pour concevoir et optimiser les modèles commerciaux numériques.

Nous vous conseillons de manière compétente et individuelle sur Kendox InfoShare en ce qui concerne l’implémentation, l’adaptation individuelle des processus jusqu’aux prestations de service.

Timothée Hostettler

Responsable Suisse romande

T // 021 635 31 02

timothee.hostettler@intusdata.ch

Digitalisation – efficacité augmentée, simplification des processus

Vous voulez numériser votre modèle d’entreprise ? Nous nous ferons un plaisir de vous montrer personnellement comment une GED peut vous aider à accomplir des tâches plus facilement, à améliorer la collaboration et à découvrir les méthodes de travail innovantes qui s’offrent à vous.

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