FAQ – Jahresabschluss – Erfolgreich ins neue Jahr mit Topal

24.11.2021 // intusdata

Der Jahresabschluss steht wieder vor der Tür. Damit Sie mit Ihren Topal Lösungen gut ins neue Jahr rutschen, haben wir für Sie wieder die häufigsten Fragen & Antworten zusammengetragen. Wenn Sie ein Thema vermissen, lassen Sie es uns wissen und wir werden es gerne in unsere FAQ aufnehmen!

Topal Finanzbuchhaltung

  • Klicken Sie in der Kopfleiste auf das Pfeilchen des Buttons Geschäftsjahr
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü : Neues Geschäftsjahr
  • Topal schlägt Ihnen automatisch die Bezeichnung und den Beginn vor
  • Kontrollieren Sie die Angaben, wählen Sie ein Erfolgsvortragskonto und definieren Sie, ob die Nummernkreise resp. Budgets vom Vorjahr übernommen werden sollen

Neues Geschäftsjahr Topal

Weitere Informationen: Topal Help

Topal trägt sämtliche Saldi automatisch vor. Entsprechende manuelle Buchungen diesbezüglich entfallen. Wichtig ist, dass Sie beim Erstellen des Geschäftsjahres das entsprechende Erfolgsvortragskonto definieren.

Für die transitorischen Buchungen filtern Sie einfach im Hauptbuch die abgegrenzten Buchungen der gewünschten Beleggruppe (z.B. T). Die Rückbuchungen erstellt Ihnen Topal automatisch:

  • Filtern Sie die gewünschten Buchungen über Buchungsdatum und Beleggruppe
  • Klicken Sie in der Kopfleiste auf Transitorische Rückbuchungen
  • Definieren Sie die Methode : Soll-/Haben-Tausch (empfohlen) oder Vorzeichen umkehren
  • Als Buchungstext haben Sie die Wahl zwischen dem Originaltext oder einem eigenen Buchungstext
  • Definieren Sie Beleg-Gruppe und Nummernkreis
  • Durch Bestätigung mit OK werden die Transitorischen Buchungen angelegt (das Folgejahr muss existieren)

Transitorische Rückbuchungen Topal Fibu

Weitere Informationen: Topal Help

Wenn Sie das Modul Automatische Abgrenzungen lizenziert haben und diese Option auch nutzen, wählen Sie im Hauptbuch das Submodul „Automatische Buchungen“. Tragen Sie als Ausführungsdatum 31.12.2021 ein und wählen Sie „Abgrenzen auf Monate“. Beim Filter «Quelle» aktiveren Sie alle drei Kästchen. Wählen Sie dann in der Kopfleiste „Buchungen generieren“. Im darauf sich öffnenden Fenster tragen Sie im Feld „Beleg-Grp.“ des Bereichs „Automatische Buchungen“ ein „A“ ein und im Bereich „Automatische Rückbuchungen“ ein „a“. Anschliessend klicken Sie auf „OK“, womit die Automatischen Abgrenzungen gebucht und sogleich auch zurückgebucht werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das neue Geschäftsjahr bereits eröffnet haben.

Automatische Buchungen Topal Fibu

Weitere Informationen: Topal Help

Manuelle Synchronisation :
Über den Menüeintrag  Tools > Synchronisation > Wechselkurse synchronisieren können Sie die aktuellen Kurse der ESTV in Topal importieren.

Automatische Synchronisation:
Mit Administratorenrechten, können Sie in Topal auch einen automatischen periodischen Task einrichten, zur Synchronisation der Wechselkurse.

  • Öffnen Sie das Menü Tools > Automation
  • Im sich öffnenden Dialog wählen Sie :  Neuer Task > Synchronisation Tasks > Währungskurse synchronisieren
  • Geben Sie an wie häufig Sie die Währungskurse aktualisieren möchten (monatlich, jährlich, beim Aufstarten….) und speichern Sie Ihre Angaben mit OK

Ab jetzt werden die Währungskurse durch Topal automatisch, gemäss den festgelegten Intervallen, aktualisiert.

Wechseln Sie nun ins Modul Hauptbuch > Validierung Fremdwährungen.
Definieren Sie das gewünschte Stichdatum, wählen Sie ggf. Tageskurse verwenden und entscheiden Sie, ob das Niederstwertprinzip (keine Aufwertungen vornehmen) angewendet werden soll. In der Tabellendarstellung im rechten Bereich sehen Sie nun sämtliche zu validierende Konti/Rechnungen, mit der für die Buchung verwendeten Differenz.

Validierung Fremdwährung Topal
Validierung Fremdwährung Topal

Klicken Sie nun in der Kopfleiste auf Validieren. Im sich öffnenden Dialog tragen Sie als Beleggruppe für die Validierung z. Bsp. ein „V“ ein und, falls Sie „mit Rückbuchung“ gewählt haben, die Beleggruppe „v“. Mit einem abschliessenden Klick auf „OK“ werden die gewünschten Validierungsbuchungen nun automatisch vorgenommen.

Weitere Informationen: Topal Help

Topal Payroll

Öffnen Sie im Modul Stammdaten > Lohnläufe den Register Lohnlaufplanung. Mit einem Klick auf Neues Jahr, wird das neue Jahr sowie der erste Lohnlauf angelegt.

Neues Jahr einfügen Topal Payroll

Die QST-Tarife werden in der Applikation Payroll Admin importiert. Die eigenständige Administrations-Konsole kann direkt aufgerufen werden, oder über das Menü Extras/Optionen > Administration. Mit dem Importassistenten können Sie die entsprechenden Tarife direkt von der Seite der ESTV herunterladen und in Topal Payroll importieren.

Die Import-Datei beinhaltet die Tarife für sämtliche Kantone. Die Tarife stehen nach dem Import in allen Mandaten zur Verfügung.
Der Import kann über die verlinkte Download-URL zu den IS-Tabellen der ESTV gemacht werden, oder aber auch über eine lokal abgespeicherte Datei.

Setzen Sie im Feld Jahr ‘2022’ ein und wählen Sie Import. Der Import dauert je nach Performance des Systems einige Minuten.
Sollten gewisse Kantone im Verlaufe des Jahresbeginns Änderungen der Tabellen vornehmen, so wiederholen Sie den Prozess.

QST-Tarife einlesen ESTV in Topal Payroll

Weiterführende Informationen:
Quellensteuer-Tarife der ESTV

Um neue Beträge und unternehmensspezifische Versicherungspolicen einzupflegen, muss in den Mandanten-Basistabellen eine neue Zeitachse, gültig ab 01.01.2022 angelegt werden. Die Zeitachse kann bereits vor Ablauf des Jahres 2021 vorbereitet werden.

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihre Versicherungsprofile bereits anfangs Jahr korrekt – so wie auf Ihren Policen abgebildet – eingepflegt sind. So garantieren Sie Ende Jahr eine reibungslose Übermittlung Ihrer Lohndaten.

Weiterführende Informationen:
Swissdec

Rufen Sie das Modul Verarbeitungen > ELM auf. Falls Sie das erste Mal übermitteln, müssen Sie zuerst noch die Elm Server Konfiguration vornehmen : Extras/Optionen > Optionen > ELM
Installieren Sie hier die Zertifikate für den produktiven Server und führen Sie einen Verbindungstest durch. Jetzt können Sie Ihre Jahresmeldungen im Modul ELM > Jahresmeldung übermitteln.

https://www.intusdata.ch/wp-content/uploads/2021/11/Payroll_ELM_Jahresmeldung.png

Vorrausetzung für eine erfolgreiche Übermittlung:
Ihre Versicherungsinstitute müssen im Modul Stammdaten > Mandanten-Basistabellen vollständig konfiguriert sein. Nach der Übermittlung müssen Sie über die entsprechenden Schaltflächen Ihre Daten noch bestätigen bzw. die Rückmeldung abholen.

Für die Weiterleitung der Daten vom Swissdec-Server an Ihr Versicherungsinstitut muss die korrekte Versicherer-Nr. verwendet werden. Sie finden diese auf Ihren Policen, oder auf der Swissdec-Liste Lohndatenempfänger.

Weitere Informationen rund um die Versicherungsprofile finden Sie auf der Swissdec-Seite Grunddaten & Versicherungsprofil

Topal Payroll – Kurzanleitung ELM

Sämtliche relevanten Listen betreffend die Lohnausweise, Versicherungen, Statistik, etc. befinden sich im Modul Auswertungen > Jahresauswertungen, in den folgenden Gruppen :

  • Lohnausweise
  • Lohnkonto
  • Quellensteuer
  • Sozialversicherungen
  • Statistik

Individuelle Angaben zum Lohnausweis, die vom Firmen-Standard abweichen, können Sie direkt auf dem Mitarbeiter > Stelle > Lohnausweis definieren.

Weitere Informationen, wie die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises finden Sie bei der ESTV, auf der Seite Lohnausweis/Rentenbescheinigung.

Topal Lohnbuchhaltung

In der Topal Lohnbuchhaltung muss kein neues Jahr definiert werden. Wählen Sie lediglich beim Erstellen der Lohnabrechnung die entsprechende Periode (z.B. 202201).

Wichtig: Bevor Sie neue Sozialversicherungsabzüge usw. erfassen, müssen Sie zwingend vorgängig den letzten Lohnlauf des alten Jahres definitiv abschliessen.

Sie können die entsprechenden Tarife direkt auf der Seite der ESTV herunterladen und anschliessend importieren.

  • Wählen Sie im Modul Lohnbuchhaltung, Register Hilfstabellen die Hilfstabelle «Quellensteuer-Tarife»
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche «Herunterladen» und speichern Sie die gewünschten Kantone lokal auf Ihrer Arbeitsstation
  • Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Importieren», um die entsprechenden Dateien einzulesen

Weiterführende Links:
Quellensteuer-Tarife der ESTV

Falls die Policen Ihrer UVG, UVGZ oder KTG-Versicherungen geändert haben, ändern Sie diese in der Hilfstabelle Lohnprozente.

Wichtig: Die neuen Tarife dürfen erst nach dem letzten Lohnlauf 2021 eingepflegt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Versicherungsprofile bereits anfangs Jahr korrekt – so wie auf Ihren Policen abgebildet – eingepflegt sind. So garantieren sie Ende Jahr eine reibungslose Übermittlung Ihrer Lohndaten.

Weitere Informationen:
Swissdec

Die Lohndaten werden über das Modul Lohnbuchhaltung > ELM > Lohnmeldung übermittelt.

Falls Sie das erste Mal übermitteln, müssen Sie zuerst noch die Elm Server Konfiguration vornehmen : Einstellungen > Lohnbuchhaltung > ELM
Wählen Sie beim URL Produktiver Server, Installieren Sie die Zertifikate und führen Sie einen Verbindungstest durch.

Vorrausetzung für eine erfolgreiche Übermittlung:

Ihre Versicherungsinstitute müssen im Modul Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Firma/Versicherung korrekt definiert sein.

Für die Weiterleitung der Daten vom Swissdec-Server an Ihr Versicherungsinstitut muss die korrekte Versicherer-Nr. verwendet werden. Sie finden diese auf Ihren Policen, oder auf der Swissdec-Liste Lohndatenempfänger.

Weitere Informationen rund um die Versicherungsprofile finden Sie auf der Swissdec-Seite Grunddaten & Versicherungsprofil

Wechseln Sie ins Modul Listen und wählen Sie die Listenart (Gruppe) Lohnbuchhaltung Jahr.

Individuelle Angaben zum Lohnausweis können Sie auf dem Mitarbeiter, Register Lohnbuchhaltung, Symbol Lohnausweis definieren.

Weiterführende Links:
Swissdec-Liste Lohndatenempfänger