Document Management mit Kendox InfoShare
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine Softwarelösung, die die effiziente Speicherung, Organisation und Abfrage digitaler Dokumente ermöglicht. Befugte Benutzer können die zentralisierten Dokumente schnell finden und ortsunabhängig abrufen. Die verschiedenen Versionen von Dokumenten können verfolgt und verwaltet werden. Unsere Schweizer Softwarelösung Kendox Infoshare wird allen Anforderungen von Treuhändern und KMU gerecht und punktet noch dazu mit einer ergonomischen, attraktiven Benutzeroberfläche.
Die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und -prozessen durch Digitalisierung ist heute der Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche KMU. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Schweizer Treuhandbranche und unserem Know-how im Bereich der digitalen Technologien sind wir bestens gerüstet, um Sie bei der Umstellung auf die Digitalisierung zu begleiten. Wir kennen die praktischen Bedürfnisse des Berufsalltags und wissen, was es braucht, um digitale Geschäftsmodelle zu gestalten und zu optimieren.
Die digitalen Anforderungen von Treuhand & KMU
Die Treuhandbranche hat besondere Bedürfnisse und Anforderungen an die Funktionen und Sicherheit eines Dokumentenmanagementsystems. Für Treuhänder ist die Integration der regulatorischen Vorgaben der Branche und spezifischen Anforderungen der Mandanten, ein essenzielles Kriterium in einem Digitalisierungsprojekt. Um die stetig wachsende Zahl von Dokumenten und Benutzern zu verwalten, zählt die Kapazität. Versions- und Zugriffskontrolle mit dem höchsten Grad an Sicherheit soll zum Schutz sensibler Dokumente geboten werden.
Die flexible Schweizer DMS-Lösung Kendox InfoShare bietet hier eine erstklassige Lösung und lässt keine Wünsche offen:
DMS Kendox Infoshare von intusdata – die richtige Wahl:
Auf Basis der bewährten Standardsoftware erarbeitet intusdata eine DMS-Lösung, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt, abgestimmt auf Ihre individuellen Bedürfnisse und unter Berücksichtigung der branchenspezifischen und gesetzlichen Anforderungen.
Die zentrale Speicherung und transparente Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und anderen elektronischen Medien rationalisiert Ihre Arbeitsabläufe. Aufgaben sind leichter zu bewältigen und mobile Arbeitsstrukturen sind möglich.
Administratoren wie Endbenutzer profitieren von einer hohen Benutzerfreundlichkeit. Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie deren gemeinsame Nutzung, verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit den Mandanten.
Sämtliche Dokumente, inklusive Ihrer E-Mails, werden gesetzeskonform, d. h. revisionssicher, zentral und unveränderbar archiviert sowie langfristig gespeichert (inkl. kontrollierter Vernichtung bei Bedarf).
Als eine der ersten DMS-Lösungen in der Schweiz hat Kendox InfoShare die Zertifizierung GeBüV/MWST-konform erhalten.
Papierdokumente können zentral oder dezentral gescannt werden, entweder einzeln oder in Stapeln. Mittels OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung), werden die Dokumente automatisch kategorisiert und alle relevanten Informationen extrahiert. Die Dokumente werden dann logisch organisiert, als digitale Dateien gespeichert und können bei Bedarf leicht abgerufen und weiterbearbeitet werden.
Ein durchgängiges Monitoring ermöglicht volle Transparenz über die Vorgänge und die Möglichkeit, verschiedene Versionen von Dokumenten zu verfolgen und zu verwalten. Dokumente können kontrolliert vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Suche und Abruf kann je nach Funktion des Mitarbeiters gezielt verwaltet werden. Der Zugriff auf sämtliche geschäftsrelevante Dokumente ist zu jederzeit, ortsunabhängig, über eine gesicherte Internetverbindung möglich. Die Daten liegen dabei entweder auf Ihren eigenen Servern oder in einem hochmodernen Datenserver auf Schweizer Boden, die maximale Sicherheit bieten.
Die Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme und Software wie die Kompatibilität mit der in Ihrem Unternehmen vorhandenen Hardware und Software oder die Anbindung von Drittsoftware ist ein wichtiger Punkt für die Kaufentscheidung eines DMS. Die richtigen Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) ermöglichen nämlich, dass verschiedene Softwareprogramme miteinander kommunizieren.
Kendox Infoshare lässt sich dank seiner umfangreichen Schnittstellen, nahtlos mit vielen verbreiteten Software-Lösungen verbinden. Dazu gehören unsere Topal Finanzbuchhaltung, das bekannte Schweizer ERP/CRM Vertec und MS Office Outlook/Exchange.
intusdata berät Sie umfassend, wobei wir sowohl Ihre internen Prozesse als auch ausserbetriebliche Faktoren berücksichtigen. Die Implementation erfolgt dank jahrelanger Expertise äusserst exakt, schlank sowie ressourcenschonend – das minimiert Ihre Risiken und erspart Ihnen Arbeitsausfälle, Datenverluste und Ärger. Wahlweise können Sie die Lösung inhouse oder auf unserer sicheren Schweizer Treuhand Cloud betreiben. Nach der Integration Ihrer DMS-Lösung, steht unser Expertenteam für Service und Support an Ihrer Seite.
Höhere Zufriedenheit und grösseres Vertrauen durch transparente Dokumentenmanagementprozesse
Die automatisierte, digitale, Ablage erlaubt schnelleren und präzisen Abruf von Dokumenten und verbessert die Sicherheit und Kontrolle über sensible Unternehmensdaten. Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie deren gemeinsame Nutzung, verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation für interne und externe Mitarbeiter und mit Ihren Kunden. Die transparenten Prozesse schaffen grösseres Vertrauen und erhöhen die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter.
Kendox InfoShare für Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint ist eine wichtige Plattform für die Kommunikation und Verwaltung von Dokumenten in vielen Unternehmen. „Kendox contentAccess“ bietet eine effiziente Möglichkeit, Dokumente aus SharePoint revisionssicher zu archivieren und den Zugriff darauf zu gewährleisten. Die Lösung entlastet die SharePoint-Umgebung und verbessert die Betriebsabläufe. Ihre Vorteile:
- Revisionssichere Archivierung für SharePoint Inhalte
- Nachhaltige Entlastung der SharePoint Infrastruktur
- Designed für den Betrieb in der Cloud
- Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten auf archivierte Dokumente
- Bidirektionale Synchronisierung zwischen SharePoint und Kendox InfoShare
