FAQ – Clôture annuelle – Bien démarrer la nouvelle année avec Topal

24.11.2021 // intusdata

Et voilà que la fin de l’année approche. Nous avons compilé les questions les plus fréquemment posées afin que vous puissiez débuter la nouvelle année en douceur avec vos solutions Topal. Si un sujet vous échappe, faites-le nous savoir et nous nous ferons un plaisir de l’ajouter à notre FAQ.

 

Topal Comptabilité Financière

  • Dans la barre d’en-tête, cliquez sur la petite flèche du bouton Exercice
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez [Nouvel exercice]
  • Topal propose automatiquement le nom et la période de l’exercice
  • Vérifiez si les domaines de numérotation ou les budgets doivent être repris de l’année précédente

Topal Compta - nouvel exercice

Plus d’informations : Topal Help – Mandats / Exercices

Topal reporte automatiquement tous les soldes. Les comptabilisations manuelles associées ne sont plus nécessaires. Il est important que vous définissiez le compte de report de résultat lors de la création de l’exercice comptable.

Pour les écritures transitoires, il suffit de filtrer les écritures attribués pour le type de pièces souhaité (par exemple T) dans la Comptabilité Générale. Topal crée ensuite automatiquement les écritures transitoires pour vous :

  • Filtrez les écritures souhaitées via la date comptable et le type de pièces (T)
  • Dans la barre d’en-tête, sélectionnez [Générer Extournes]
  • Définissez la méthode : [Permuter Débit/Crédit] (recommandé) ou [Permuter signe]
  • Pour le libellé, vous avez le choix entre le texte original et votre propre libellé
  • Définissez le type de pièces et le domaine de numérotation
  • Confirmez avec OK pour créer les écritures transitoires (l’exercice suivant doit exister)

Topal Compta - Extournes

Plus d’informations : Topal Help – Ecritures transitoires

Si vous avez acquis une licence pour l’extension « Attributions périodiques » et que vous utilisez cette option, sélectionnez le sous-module “Écritures automatiques” dans la Comptabilité Générale. Entrez le 31.12.2 comme date d’exécution et Délimiter au mois. Pour Source du filtre, activez les trois cases. Sélectionnez ensuite Générer les écritures dans la barre d’en-tête. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez « A » dans la zone Écritures automatiques > Groupes de pièces et « a » dans la zone Extournes > Groupe de pièces. Cliquez ensuite sur OK et les régularisations automatiques sont comptabilisées et immédiatement réimputées. La condition préalable est que vous ayez déjà ouvert le nouvel exercice.

Topal Compta - écritures automatiques

Plus d’informations : Topal Help – Écritures automatiques

Synchronisation manuelle:
Vous pouvez importer les cours actuels de l’AFC dans Topal via le menu Options > Synchronisation > Synchroniser les taux de change.

Synchronisation automatique:
Avec des droits d’administrateur, vous pouvez également configurer une tâche périodique automatique dans Topal pour synchroniser les taux de change.

  • Ouvrez le menu: Options > Automatisme
  • Dans le dialogue, sélectionnez: Ajouter tâche > Tâches de synchronisation > Synchronisation taux
  • Indiquez la fréquence à laquelle vous souhaitez actualiser les taux de change (mensuellement, annuellement, au démarrage….) et sauvegardez vos entrées en cliquant sur OK

Désormais, Topal  actualisera automatiquement les taux de change selon les intervalles spécifiés.

Passez maintenant au module Comptabilité Générale > Réévaluation des comptes en devises. Définissez la Date de réévaluation requise, sélectionnez éventuellement Utiliser cours journaliers et décidez si l’option Utiliser méthode valeur basse doit être appliquée (aucune réévaluation n’a lieu). Dans la table de droite, s’affichent maintenant tous les comptes/factures à valider avec la différence retenue pour la comptabilisation.

Topal Compta - Réévaluation des comptes en devises

Cliquez maintenant sur le bouton Réévaluer dans la barre d’en-tête.  Dans le dialogue qui s’ouvre, saisissez par exemple un “V” comme type de pièces pour la validation et, si vous avez sélectionné “avec extournes”, le type de pièces “v”. En confirmant avec “OK”, les écritures de validation souhaitées sont générées automatiquement.

Plus d’informations : Topal Help – Réévaluation des comptes en devises

Topal Payroll

Dans le module Données de base > Traitements de salaire,  ouvrez le registre Planification de salaire. Cliquez sur Nouvelle année pour créer à la fois la nouvelle année ainsi que la le premier traitement de salaire.

Topal Payroll - Nouvelle année

 

Les tarifs IS sont importés via l’application Payroll Admin. La console d’administration autonome peut être appelée directement ou via le menu Extras/Options > Administration. Avec l’assistant d’importation, vous pouvez télécharger les tarifs depuis le site de l’AFC et les importer dans Topal Payroll.

Le fichier d’importation contient les barèmes pour tous les cantons. Ces barèmes sont disponibles dans tous les mandats après l’importation. L’importation peut être effectuée via l’URL de téléchargement des tables IS de l’AFC, ou via un fichier enregistré localement.

Saisissez ‘2022’ dans le champ Année et sélectionnez Importation. L’importation dure quelques minutes, selon les performances du système.
Si certains cantons apportent des modifications aux tables IS au cours du début de l’année, répétez le processus.

Topal Payroll Importation IS

Plus d’informations :
Télécharger les barèmes cantonaux de l’impôt à la source (AFC)

Pour saisir de nouveaux montants et des polices d’assurance spécifiques à l’entreprise, un nouvel axe des temps valable à partir du 01.01.2022 doit être créé dans les tables de base du mandat. L’axe temporel peut déjà être préparé avant la fin de l’année 2021.

Important : assurez-vous que vos profils d’assurance sont déjà correctement actualisés au début de l’année, conformément à vos nouvelles polices. Vous pouvez ainsi garantir une transmission fluides de vos données salariales à la fin de l’année.

Plus d’informations :
Swissdec

Ouvrez le module Traitements > PUCS. Si vous transmettez pour la première fois, vous devez d’abord configurer le serveur PUCS via Extras/Options > Options > PUCS
Installez ici les certificats pour votre serveur productif et effectuez un test de connexion. Vous pouvez maintenant soumettre vos données dans le module PUCS > Rapport annuel.

Topal Payroll - transmission PUCS

Condition préalable à la réussite de la transmission :
Vos institutions d’assurance doivent être entièrement configurées dans le module Données de base > Tables de base du mandat. Après la transmission, vous devez encore confirmer vos données ou récupérer le message de retour par le biais des boutons correspondants.

Le numéro d’assureur correct doit être utilisé pour transmettre les données du serveur Swissdec à votre institut d’assurance. Vous le trouverez sur vos polices ou sur la liste Swissdec des destinataires de données salariales.

Pour plus d’informations sur les profils d’assurance, voir la page Swissdec Où trouver les données de base et le profil d’assurance.

Topal Payroll – Guide rapide PUCS

Toutes les listes pertinentes concernant les certificats de salaire, les assurances, les statistiques, etc. sont regroupées dans le module Listes > Listes annuelles, dans les catégories suivants :

  • Assurances sociales
  • Certificats de salaires
  • Comptes salaires
  • Impôt à la source
  • Statistique

Les spécifications individuelles qui s’écartent de la norme de l’entreprise, se définissent directement sur le Collaborateur > Poste > Certificat de salaire.

De plus amples informations, telles que le Guide d’établissement du certificat de salaire, sont disponibles auprès de l’AFC à la page Certificat de salaire/Attestation de rentes.