Gestion documentaire avec Doc.Series
Êtes-vous aux prises avec la dispersion des informations au sein de votre entreprise ? Imaginez la puissance de la collaboration entre vos différents départements s’ils pouvaient accéder aux données essentielles de n’importe où. C’est précisément ce que la gestion électronique de documents (GED) de Doc.Series offre : une transformation concrète de cette vision en réalité.
Dans le contexte actuel, la digitalisation des activités et des processus de travail ne constitue plus simplement un sujet d’actualité pour les PME suisses, mais devient un facteur central de réussite.
Nous comprenons les préoccupations qui vous touchent en tant que fiduciaire.
Particulièrement pour les sociétés fiduciaires, la digitalisation comporte de nombreux aspects à prendre en considération : vos besoins et processus uniques, les réglementations sectorielles et les exigences de vos mandants doivent tous être pris en compte. C’est là que la solution suisse sur mesure de gestion documentaire GED d’intusdata entre en jeu, offrant bien plus qu’une simple organisation de vos documents. En tant que fiduciaire, vous accordez une importance légitime au contrôle et à la sécurité totale dans la gestion de vos documents, et Doc.Series répond pleinement à ces exigences :
- contrôle de version et d’accès
- sécurité des données
- sécurité de défaillance
- sécurité de révision
- sécurité d’intégration
- protection de l’investissement
- et bien plus encore
Exemplaire et compétente – du conseil au support
Chez intusdata, nous vous offrons une expertise globale qui prend en considération à la fois vos processus internes et les facteurs externes. Forts de nombreuses années d’expérience, nous vous garantissons une mise en œuvre précise, efficace en termes de ressources, et légère, réduisant ainsi vos risques tout en vous épargnant les perturbations, les pertes de données et les tracas. Vous avez le choix entre une utilisation en interne ou notre cloud fiduciaire suisse sécurisé pour déployer notre solution. De plus, une fois l’intégration réussie de votre solution GED effectuée, nos spécialistes compétents sont là pour vous fournir un service et une assistance personnalisés. En résumé, nous mettons tout en œuvre pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier.
Les avantages décisifs en un coup d’œil :
intusdata développe pour vous la solution DMS parfaite sur la base d’un logiciel standard éprouvé, de vos besoins individuels et des exigences spécifiques à votre secteur d’activité et des exigences légales.
Les documents PC, les e-mails et autres médias électroniques peuvent être facilement gérés, assignés, recherchés, traités et organisés avec des données structurées dans des dossiers numériques. Cette solution vous permet de retrouver vos documents plus rapidement, de produire moins de papier, de prévenir la perte de documents et, en fin de compte, de gagner du temps et de l’argent.
Tous les documents, y compris vos e-mails, sont archivés conformément à la loi, c’est-à-dire à l’épreuve des révisions, centralisés et non-modifiables, et stockés à long terme (y compris la gestion de la durée de vie des documents si nécessaire).
Les documents papier peuvent être scannés individuellement ou par lots, de manière centralisée ou décentralisée. Grâce à la reconnaissance de texte libre OCR, les documents sont catégorisés ou accompagnés de méta-descriptions de manière entièrement automatique. Par la suite, les documents peuvent être combinés logiquement sous forme de fichiers numériques et, si nécessaire, extraits en partie ou en totalité, archivés et classés en vue de leur traitement.
Le classement numérique permet de réduire les redondances, de réduire les entrées manuelles sujettes aux erreurs et d’augmenter la qualité et l’efficacité des processus d’archivage. De plus, vos clients sont mieux informés et plus rapidement grâce à un accès Web sécurisé pour les mandants.
La surveillance continue permet une transparence totale des processus. De plus, l’accès aux documents peut être limité en fonction de vos besoins, afin que les employés de votre entreprise puissent voir exactement ce qui est nécessaire pour remplir leur fonction. Tous les documents importants pour l’entreprise peuvent être consultés à tout moment et de n’importe où via une connexion Internet sécurisée. Les données sont stockées sur vos propres serveurs de données ou sur des serveurs de données spécialement sécurisés en Suisse.
Les solutions GED d’intusdata peuvent être intégrées de manière optimale avec d’autres produits de notre gamme :
- Logiciels de comptabilité Topal – CoFi & Salaires
- Gestion des prestations et du temps CRM/ERP Vertec
- MS Office Outlook / Exchange
Que fait Doc.Series pour vous :
Doc.Series permet de retrouver rapidement les documents par leur contexte, sans avoir à les chercher dans des dossiers et des sous-dossiers. Une stratégie d’archivage complexe est superflue. Le lieu de stockage perd toute pertinence, ce qui permet de profiter d’une flexibilité maximale.
Accès facile aux factures, offres, à la correspondance et plus. Sur Doc.Series, les documents sont trouvés en fonction des métadonnées, par exemple selon le critère «facture», «un certain client» ou «une certaine date». Vous pouvez sauvegarder et trouver facilement les fichiers les plus variés tels que des fichiers sous format pdf, docx, xlsx, pptx ou des e-mails par recherche plein-texte, ce qui facilite encore l’utilisation.
Doc.Series comporte des fonctionnalités intégrées de gestion des contenus et du déroulement des processus. Les directives et les standards doivent être respectés. La communication ciblée de l’information est facilitée. Doc.Series est également le bon outil pour satisfaire simplement aux exigences légales. La GED permet d’organiser, gérer et tracer tous les documents sans effort supplémentaire.
Aucun effort n’est nécessaire pour intégrer des tâches aussi complexes que des flux documentaires et des processus commerciaux, par exemple le traitement de flux de travail débiteurs et créditeurs.
Lors de l’introduction d’une solution ECM, la migration des données a représenté un obstacle. Comment transfère-t-on ses données sur un nouveau système? Le processus est difficile, il demande beaucoup de temps et est onéreux. Et si aucune migration n’était nécessaire? Doc.Series offre la solution.
Doc.Series facilite la coopération au sein des équipes grâce à une gestion des autorisations d’accès et des processus.
Doc.Series Office s’intègre parfaitement dans les applications Desktop de Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPoint. Par l’intermédiaire du ruban d’Office, vous pouvez accéder facilement aux fonctionnalités de Doc.Series. Les documents et modèles Word, Excel et PowerPoint sont convertis en modèles Doc.Series intelligents et dynamiques auxquels Doc.Series ajoute automatiquement des propriétés de métadonnées telles que le nom de l’entreprise, les coordonnées ou l’adresse.
Le résultat se reflète dans une amélioration au niveau de l’efficience, de la qualité des documentations et de la cohérence. Doc.Series permet de comparer de manière aussi rapide qu’effective deux différentes versions d’un document sous format Word. Les modifications sont surlignées pour faciliter la vérification.
Flexibilité et mobilité grâce à un accès illimité. La GED Doc.Series permet une utilisation avec un ordinateur ou un ordinateur portable, mais aussi via les tablettes et les smartphones.
Doc.Series est compatible avec les applications en ligne de Microsoft Office 365. Les applications mobiles de Doc.Series prennent en charge la sauvegarde et l’édition de documents par l’intermédiaire des applications de Microsoft Office pour Android et iOS.
Pour simplifier les flux de travail et les travaux de routine automatiques (acceptation de contrats, contrôle des contenus, facturation etc.), Doc.Series contrôle automatiquement chaque étape du déroulement du flux de travail et envoie un message si une intervention est nécessaire sans que l’équipe ne soit dérangée dans son travail.
Vos experts
Quand il s’agit de la mise en œuvre, l’adaptation des processus individuels et des services liés à Doc.Series, nous sommes vos experts de longue date et vous conseillons en tant que tels avec compétence et personnellement.
